為協助通訊事務管理局（「通訊局」）及其執行部門通訊事務管理局辦公室（「通訊辦」）有效及公正合理地評估能否跟進有關投訴，投訴人應盡早投訴並提交任何已取得或可取得的資料。投訴人還應注意下列事項：

1. 投訴人應是有關個案的當事人（例如：固網商），在有需要時，當事人須向通訊辦或其他執法機關人員提供書面供詞，並在法庭審訊中擔任控方證人；
2. 投訴人須向通訊辦提供其聯絡資料（包括姓名、電話號碼、電郵地址、通訊地址等）；
3. 投訴人須提供所投訴的施工者的詳細資料，以及其他可能有助調查的人士的姓名及聯絡資料；
4. 投訴人須盡量詳細說明投訴的事實依據，包括發現涉及的地下電訊線路受損壞的日期和時間、位置和受損壞程度、涉及的地下電訊線路受損壞所導致的任何電訊服務中斷，以及順時序描述投訴人認為施工者及／或其工地人員違反《電訊條例》第18A條的行為；及
5. 投訴人須向通訊辦提交投訴表格及所有相關文件及資料的副本（例如涉及的地下電訊線路的位置圖和圖則、涉及的地下電訊線路事發前後的照片、與涉及的施工者的往來通訊紀錄，與涉及的施工者及其工地人員的對話記錄等）。

投訴人可填妥：

1. 網上投訴表格，或
2. 指定的投訴表格 (PDF格式) (Word格式)， 並透過下列其中一種方式提交：

披露身分及個人資料

投訴人提供的所有文件或資料（包括任何個人資料），只會用作與個案直接相關的用途。它們可能會被轉交至跟進／調查個案過程中涉及的其他人士，包括被投訴的施工者、相關政府部門、相關法定組織、以及因執法、檢控而獲授權接收有關資料的其他機關。投訴人應清楚表明是否同意通訊局將其任何個人資料／文件／資料披露給與投訴有關的任何一方。如投訴人或當事人不同意通訊局披露有關投訴的資料，而這會對通訊局的跟進或調查工作造成困難，通訊局會讓投訴人知道能否繼續處理其投訴。

通訊局的私隱政策載於：https://www.coms-auth.hk/tc/privacy_policy/index.html。